Pengertian, Macam-Macam, Bagian-Bagian, dan Contoh Surat

Baik, disini saya akan berbagi tentang bagaimana cara membuat surat resmi yang baik dan benar.

Sebelum lanjut ke pembahasan alahkah baiknya kita mengetahui terlebih dahulu pengertian surat dan macam-macamnya.

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Baik berupa Perseorangan, Instansi, atau Organisasi.

Surat dari segi bentuk, isi, dan bahasannya dibagi menjadi tiga :

a)      Surat Dinas

b)      Surat Pribadi

c)      Surat Niaga

Sedangkan berdasarakan pemakaiannya surat dapat dibagi menjadi tiga :

·        Surat Pribadi

·        Surat Resmi

·        Surat Dinas

Surat Pribadi adalah bentuk surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Misalnya, antara sesame teman, atau keluarga.

Surat Resmi adalah bentuk surat yang digunakan untuk kepentingan Resmi, baik perseorangan, instansi, maupun Organisasi. Misalnya Surat Undangan, Surat Edaran, dan Surat Pemberitahuan.

Surat Niaga adalah bentuk surat yang digunakan bagi badan yang menyelengarakan kegiatan usaha niaga seperti Industri dan usaha jasa. Misalnya, Surat Penawaran Barang, dan Surat Penagihan.

Surat Dinas adalah bentuk surat yang digunakan untuk kepentingan pekerjaan Formal seperti Instansi dinas, dan tugas kantor. Misalnya, Surat Lamaran Pekerjaan.

Baik langsung aja inilah bagian-bagian surat, pengertian, fungsi dan contohnya….

B. BAGIAN-BAGIAN SURAT

Bagian-bagian surat secara umum :

1.        Kepala surat                                           

2.        Tempat, tanggal surat          

3.        Nomor                                                    

4.       Lampiran                                                 

5.       Hal                                                            

6.       Alamat surat

7.      Salam pembuka

8.      Isi surat

9.      Salam penutup

10.   Nama pengirim/tanda tangan

11.   Tembusan

12.   Inisial

Bagian-bagian Surat

						1
					3	2
					4
					5
					6
					7
8
							9
							10
				11
				12

1)       Kepala Surat

Kepala surat sering pula disebut dengan Kop Surat. Fungsi kepala surat adalah sebagai identitas diri bagi instansi bersangkutan. Karena itu, kepala surat sebaiknya mengemukakan identitas instansi itu secara jelas dan lengkap, yakni meliputi :

a.      Nama instansi,

b.      Lambang atau logo instansi,

c.      Alamat,

d.      Kode pos,

e.      Nomor telepon,

f.       Nomor faksimili atau e-mail.

2)     Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi dan waktu ditulisnya surat. Dengan demikian, apabila lokasi penulisan surat tersebut sudah dinyatakan dalam kepala surat, maka dalam hal itu tidak perlu disebutkan lagi.

Contoh :

      Jakarta, 17 Januari 2016

      Bandung, 09 Maret 2015

      10 November 2004

      26 April 2006

3)     Nomor Surat

Nomor surat meliputi hal-hal berikut :

a.      Nomor urut penulisan surat,

b.      Kode surat,

c.      Angka tahun.

Contoh :

      Nomor : 026/D2/2006

      Nomor : 121/OSIS/I/2007

4)   Lampiran

Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Lampiran merupakan penjelasan atas jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Dengan demikian, kalau dokumen itu berjumlah satu lembar, maka harus disebutkan 1 lembar; kalau dokumen itu terdiri atas satu berkas, maka perlu kita nyatakan satu berkas.

Contoh :

      Lampiran : satu berkas

      Lampiran : tiga lembar

5)   Hal  

Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat. Adapun hal itu sendiri berarti ‘perkara’, ’soal’, ’urusan’, atau ‘peristiwa’.

Sering dijumpai beberapa versi dalam penulisan Kata hal itu sendiri, yakni hal, perihal, atau hal/perihal. Penulisan yang tepat dari ketiga pilihan itu adalah hal.

Adapun kata perihal merupakan kata yang rancu. Partikel peri-itu sendiri bermakna ‘hal’. Jadi, perihal itu bermakna ‘hal tentang hal’. Nah, rancu sekali bukan ? hal ini lebih-lebih dengan penggunaan hal/perihal, kata-kata ini tentunya lebih rancu lagi. Kata-kata itu berarti ‘hal atau hal tentang hal’.

Contoh :

               Hal : penataan Guru Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris Angkatan II Tahun Anggaran 2006/2007

      Hal : Undangan Rapat OSIS

      Hal : Permohonan Izin Cerdas Cermat 

6)       Alamat Surat

Ada dua macam alamat, yaitu alamat luar dan alamat dalam :

a.      Alamat Luar

Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk bagi kurir dalam menyampaikan surat itu.

Alamat surat itu harus lengkap dan jelas, yang meliputi nama orang atau institusi yang terkirim, nama jalan dan nomor kantor, nama kota, serta kode pos.

Contoh :

              Kepada

              Yth. Rektor

              Universitas Pendidikan Indonesia

              UPI Bandung)

              Jalan Dr. Setiabudhi 229 Bandung

              Kepada

              Yth. Saudara Ketua Panitia

              Lomba Tingkat Nasional Penulisan

              Resensi dan Opini Tahun 2002-2003

              Jalan Kebon Nanas Selatan No. 21

              Jakarta Timur

b) Alamat Dalam

      Alamat dalam adalah alamat yang ditulis langsung pada kertas surat. Fungsi alamat dalam adalah sebagai pengontrol bagi penerima surat, bahwa dirinyalah yang berhak menerima surat itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses pemasukan surat kedalam surat.

      Penulisan alamat surat hampir sama dengan alamat luar. Perbedaannya bahwa alamat dalam tidak perlu didahului kata kepada.

Contoh :

      Yth. Direktur Pembinaan Pendididikan Tenaga Kependidikan

      Dan Ketenagaan Perguruan Tinggi

      Jalan Jendral Soedirman Pintu 1, Senayan

      Jakarta

      Yth. Ketua panitia

      Lomba Tingkat Nasional penulisan

      Resensi dan Opini Tahun 2002-2003

      Jalan Kebon Nanas Selatan No. 21

      Jakarta Timur

7)       Salam Pembuka

Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat pribadi. Penulisan alamat surat dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Contoh :

      Dengan Hormat,

      Assalamualaikum Wr. Wb.,

      Assalamualaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh,

8)       Isi Surat

Isi surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat. Hal ini Karena bagian tersebut merupakan wadah dari segala persoalan yang hendak disampaikan penulisnya.

      Secara umum isi surat dinas terbagi atas tiga bagian, yakni alenia pembuka, alenia isi, dan alenia penutup.

a.   Alenia pembuka

Alenia pembuka berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan atas pokok persoalan yang hendak di sampaikan. Walaupun disebut sebagai alenia, sesungguhnya bagian ini umumya tidak lebih dari satu kalimat. Bahkan, sering pula alenia pembuka yang sekaligus merupakan alenia isi. Bagian pembuka hanya ditandai dengan kata-kata seperti dengan ini, bersama ini, atau berkenaan dengan.

Berikut beberapa contoh alenia pembuka yang sering digunakan.

1)      Dengan ini kami beritahukan bahwa…..

2)      Dengan ini kami menyatakan bahwa…..

3)      Dengan surat ini kami menerangkan bahwa….

4)      Dengan surat ini kami sampaikan bahwa….

5)      Dengan ini saya mohon bantuan saudara untuk….

6)      Dengan sangat menyesal kami sampaikan bahwa….

7)      Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak….

8)      Bersama surat ini kami kirimkan….

9)      Berdasarkan surat edaran…, dengan ini kami menugasi….

10)   Berkenaan dengan…, kami minta saudara untuk….

11)   Berkenaan dengan surat saudara nomor…, dengan ini saya beritahukan bahwa….

12)   Dlam rangka melaksanakan…., dengan ini kami menugasi…

13)   Membalas surat Saudara tanggal….

14)   Menjawab pertanyaan Anda tentang…, dengan ini….

15)   Menyusul surat kami tanggal…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…

16)   Sesuai dengan surat…., bersama ini kami kirimkan….

Karena fungsinya sebagai pengantar, tidak sedikit penulis yang mengabaikan bagian ini. Penulis langsung menuju kepada alenia isi. Berikut contohnya :

1)      Kami beri tahukan kepada Saudara bahwa pada tanggal 16 Juni 2005, semua kepala bagian harus melakukan rapat anggaran. Oleh karena itu,….

2)      Ketua Jurusan Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia, FPBS, Universitas Pendidikan Indonesia, memberikan tugas kepada….

3)      Kami mengumumkan bahwa pada tanggal 16 Agustus 2004, seluruh siswa harus mengikuti…

b.      Alenia Isi

Alenia ini merupakan tempat menampung maksud-maksud pokok dari penulis surat. Karena itu, dapat saja bagian isi lebih dari satu alenia bila maksud penulis itu terdiri atas dua atau lebih. Setiap alenia isi menampung satu maksud pokok dengan tujuan agar pembaca dapat memahaminya dengan lebih mudah.

Alenia isi harus berkaitan dengan alenia pembuka. Dengan kata lain, apa yang dinyatakan dalam alenia ini harus berhubungan dengan pengantar yang dikemukakan sebelumnya dalam alenia pembuka. Karena itulah, alenia isi dengan alenia pembuka memerlukan kata-kata penghubung seperti sehubungan dengan hal di atas, berkenaan dengan hal tersebut di atas, berkaitan dengan hal itu.

c.      Alenia Penutup

Alenia penutup umumnya berisi ucapan terima kasih atau ungkapan pengharapan.

Berikut contoh-contohnya :

1)      Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.

2)      Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara kami.

3)      Besar harapan kami akan kehadiran Ibu/Bapak pada acara itu.

4)      Tugas ini harap dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

5)      Mudah-mudahan partisipasi dan pengawasan Saudara dapat meningkatkan kualitas akademik para Mahasiswa.

6)      Kami merasa bahagia apabila Bapak/Ibu/Saudara berkenan hadir pada waktunya.

9)       Salam Penutup

Salam penutup yang lazim digunakan adalah hormat saya, hormat kami, salam kami, atau wassalam. Tata cara penulisan salam penutup hampir sama dengan salam pembuka, yakni

a)      diawali dengan hurup kapital,

b)      diakhiri dengan tanda koma.

Contoh :

Hormat saya,

Hormat kami,

Wassalam.

10)    Nama Jelas Pengirim dan Tanda Tangan

Pengirim surat adalah pihak yang menulis atau yang menyampaikan surat. Dalam surat dinas akan lebih baik apabila nama pengirim dilengkapi identitas diri kedinasan, yaitu jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas.

Contoh :

Direktur Jendral Pendidikan Tinggi,

Ttd.

Satyo Soemantri Brodjonegoro

NIP 130889802

Kepala,

Ttd.

Drs. H. Ade Kusmiadi, M. Pd.

NIP 131288009

11)    Tembusan

         Penulisan bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain yang mendapatkan surat tersebut.

Contoh :

  Tembusan :

1.      Dirjen Dikti

2.      Karokerslugri Depdiknas

3.      Kasubdit KPT Dit PPTK&KPT

12)    Inisial

         Pada bagian kiri bawah surat dinas sering dijumpai tanda singkatan atau inisial, misalnya Jk/AJ. Inisial tersebut merupakan nama singkatan pengonsep dan pengetik surat. Misalnya, untuk Jk merupakan inisial dari nama pengonsepnya yang bernama Joko dan AJ adalah inisial dari pengetiknya Asep juanda.

         Pencantuman inisial seperti itu kadang-kadang dianggap penting sebagai tanda pengenal bila suatu saat ada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya. Misalnya, bila dalam surat itu ada yang keliru ataupun tidak jelas, maka pejabat yang menandatangani surat itu bisa menghubungi orang yang inisialnya tercantum dalam surat tersebut. Dengan demikian, inisial berguna untuk kepentingan intern. Karena itu, inisial sebaiknya cukup disingkat.

·        Berikut contoh bentuk surat resmi.

   

PANITIA KEGIATAN

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN SISWA (LDKS)

MADRASAH ALIYAH NEGERI (MAN) 3 SUKABUMI

Jln. Lapang Lodaya Setra No. 47 Telp. (0266) 490273 Surade, Sukabumi 43179

         Nomor                 : 03/Pan-LDKS/MAN/XI/2015                                            14 Maret 2016

         Lam                      : 1 Lembar

         Hal                        : Permohonan Menjadi Narasumber

         Kepada Yth.

         Bapak Dasep Abdul Wahid, S. Pd.

         di

         Tempat

         Assalamu’alaikum Wr. Wb.,

Salam silaturahmi kami sampaikan, semoga segala amal ibadah kita senantiasa mendapat Ridho dan Innayah Allah SWT Amiin.

Sehubungan akan diadakannya kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa (LDKS) Pengurus OSIS dan MPK MAN 3 Sukabumi Tahun Ajaran 2015/2016, yang insya Allah akan dilaksanakan pada :

        

   Hari             : Sabtu – Minggu

   Tanggal      : 12 – 13 September 2016

   Waktu         : 14.00 s.d Selesai                  

   Tempat       : Kampus MAN 3 Sukabumi

Berkenaan dengan hal tersebut, kami atas nama panitia memohon kepada Bapak untuk   menjadi Narasumber materi tentang Simulasi Pembuatan Surat dan proposal pada kegiatan tersebut.

Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas kesediaan Bapak kami ucapkan terimakasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb..

                                                                                                         PANITIA PELAKSANA    Ketua,                                                                                                   Sekretaris,

Hasbi Alfauzi, S. Pd.                                                                                Dasep Supriadi S. Pd.

NIP : 08175489 92474                                                                             NIP : 3736738 32327

Mengetahui,

Penanggungjawab Kegiatan LDKS,

Drs. H. Moh. Badri

NIP : 19570518 198503 1 002